- Ce qui coince
- Votre PMS rédige les réponses courantes, mais il ne sait pas que le code a été changé ou que le logement n’est pas encore fait. La personne d’astreinte répond de mémoire tard le soir, et la réponse dépend de qui décroche. Avec une serrure connectée, le risque est un code qui n’a pas été reçu ou une batterie faible : l’astreinte est prévenue avant l’arrivée, pas à 23 h.
- Ce qui change
- Une réponse est rédigée à partir de la réservation, du livret d’accueil et de ce que l’équipe ménage a noté dans la journée : une arrivée anticipée est vérifiée avec le planning ménage avant toute réponse positive. La nuit, la personne d’astreinte a le nouveau code et la réponse sous les yeux, sans appeler l’équipe ménage à 23 h.
IA pour conciergeries
Lundi, un voyageur signale dans son avis le canapé taché que l’équipe ménage avait photographié samedi dans le groupe WhatsApp.
Votre PMS rédige déjà les réponses simples. Nous transformons les photos et notes du ménage en tâches par logement, et préparons les réponses qui demandent de croiser plusieurs outils ; la personne d’astreinte ou vous-même validez.
Nous n’avons pas encore de client conciergerie. Le test se fait sur vos propres messages, et votre équipe valide chaque brouillon.
Aujourd’hui
- Code qui ne marche pas à 23 hNouveau code noté dans la fiche de fin de ménage, que personne n’a lueLe voyageur attend devant la porte
- Canapé taché dans le T2Photo dans le groupe WhatsApp, réclamation à déposer avant l’arrivée suivanteLe voyageur suivant le découvre
- Propriétaire qui conteste une réparationFacture dans les mails, versement dans l’export AirbnbTrois outils à ouvrir pour une ligne
Une fois en place
- Réponse au voyageurCode lu dans l’appli de la serrure ou la fiche de fin de ménage, brouillon sur le téléphone d’astreinteVous validez ou corrigez
- Tâches relevées au ménageTirées des photos et des notes de l’équipe, réassort ajouté au prochain passageLe responsable des opérations répartit
- Réponse au propriétaireChaque ligne contestée expliquée à partir du relevé, du versement et de la factureVous vérifiez les chiffres
Trois moments où l’information se perd encore
Trois situations de la semaine, à choisir ensemble.
Les arrivées anticipées et les codes qui n’ont pas suivi
Les problèmes vus au ménage restent dans le groupe WhatsApp
- Ce qui coince
- L’équipe ménage photographie un canapé taché ou remarque qu’il manque deux serviettes, poste le tout dans le groupe WhatsApp entre deux logements, et le message disparaît sous les vingt suivants. Le voyageur d’après le signale dans son avis.
- Ce qui change
- Après chaque ménage, les photos et les notes, d’où qu’elles viennent, deviennent une liste de tâches pour ce logement : réassort, réparations, dégâts à documenter avec photos et dates pour une réclamation à déposer avant l’arrivée suivante (et au plus tard 14 jours après le départ sur Airbnb). Le responsable des opérations répartit les tâches, et ce qui touche l’arrivée du soir passe en premier.
Les propriétaires s’interrogent sur leur relevé
- Ce qui coince
- Votre PMS produit le relevé, mais les questions arrivent après : pourquoi le montant reversé diffère du prix affiché sur Airbnb, à quoi correspond l’intervention du plombier, pourquoi une ligne de ménage apparaît deux fois. Chaque réponse oblige à rapprocher revenus des séjours, commission, frais de ménage et dépenses refacturées.
- Ce qui change
- Quand un propriétaire pose la question, chaque ligne contestée est expliquée dans un brouillon, en joignant la photo et la note du ménage qui ont déclenché l’intervention. Vous vérifiez les chiffres avant l’envoi.
Ce sont des exemples de flux à cadrer avec vous. Le premier tourne en test sur vos propres messages pendant une durée fixée d’avance : à la fin, vous voyez le temps de traitement avant et après, le nombre de problèmes traités avant l’arrivée suivante et les réclamations déposées dans les délais, et vous décidez de continuer ou non.
Par où commencer ?
Trois questions, une minute. La réponse renvoie vers l’un des moments ci-dessus, ou vers une étape plus simple quand un flux serait de trop.
Répondez aux trois questions pour voir par où commencer.
C’est un exercice : rien n’est envoyé quand vous utilisez ce sélecteur.
Faut-il changer de PMS ?
Non. Nous lisons ce qui est déjà dans votre PMS et les fiches de fin de ménage. Une fois validée, la réponse part par votre PMS, et la tâche est notée dans votre PMS ou votre application ménage.
- Un message, une réservation ou un ménage arriveUn message de plateforme reçu dans votre PMS, un SMS ou la fiche de fin de ménage.
- La réservation et le livret d’accueil sont lusLa réservation dans votre PMS, le planning ménage et les réponses que vous avez validées.
- Une réponse ou une tâche est préparéeAvec, à côté, les faits sur lesquels elle s’appuie.
- Un membre de l’équipe décideLa personne d’astreinte ou le responsable des opérations valide, corrige ou abandonne.
- Retour dans vos outilsLa réponse part par votre PMS ; la tâche va dans le PMS ou l’application ménage.
- PMS
- Channel manager
- Airbnb, Booking et Abritel via votre PMS
- Serrures connectées
- Application ménage ou WhatsApp
- Gmail
Trois conditions avant d’agir
Vos outils actuels
Le flux tourne dans les outils que vous payez déjà, avec les droits d’accès qu’ils ont déjà : l’équipe garde ses écrans habituels.
Une personne nommée valide
Chaque brouillon attend une personne nommée. Rien ne part au nom de la conciergerie sans cette validation, et les exceptions reviennent à un humain.
Chaque étape laisse une trace
Sources, brouillons, corrections et validations sont enregistrés : vous voyez pourquoi un résultat a été préparé et vous améliorez le suivant.
Nos deux façons de travailler
Agents IA opérés pour vousNous construisons, faisons tourner et maintenons un flux défini, avec des validations nommées, un périmètre écrit et un dossier que votre équipe peut garder.Voir le service →Diagnostic LevierUne recommandation sur le premier flux à tester, les alternatives (y compris sans IA) et un plan d’action, relus par une personne.Voir le diagnostic →
Les questions d’une conciergerie avant un premier test
Pour quelles conciergeries ?
Les conciergeries qui gèrent des logements pour le compte de propriétaires, de quelques dizaines à quelques centaines d’annonces, où le fondateur ou une petite équipe d’opérations répond encore aux voyageurs, coordonne le ménage et traite les questions des propriétaires. Un hôte qui loue deux appartements n’en a pas besoin.
Notre PMS propose déjà des réponses IA. Qu’est-ce que vous faites de plus ?
Votre PMS ne voit pas le travail entre les outils : les photos du ménage envoyées sur WhatsApp qu’il faut transformer en tâches avant la fin du délai de réclamation de la plateforme, et le propriétaire à qui il faut expliquer une ligne de relevé avec le versement et la facture côte à côte. C’est là que nous commençons, et vos réponses validées servent d’exemples pour les suivantes.
Pouvez-vous connecter notre PMS, la messagerie Airbnb ou la façon dont l’équipe ménage fait ses retours ?
Dites-nous pendant l’appel quels PMS, channel manager et serrures vous utilisez et comment l’équipe ménage fait ses retours aujourd’hui (application, formulaire ou groupe WhatsApp). Vos prestataires peuvent continuer à envoyer leurs photos sur WhatsApp : nous vérifions avec vous comment les récupérer (numéro dédié, export ou formulaire) sans leur imposer d’outil. Nous vérifions aussi ce que chacun permet (connexion directe, export ou mails de notification) avant toute mise en place, et nous vous disons quelles étapes resteraient manuelles.
Où vont les données des voyageurs et des propriétaires ?
Nous ne lisons que les comptes que vous nous ouvrez (PMS, messagerie, relevés). Le système n’écrit que deux choses, toujours après validation : une réponse envoyée depuis votre PMS ou une tâche ajoutée. Les codes ne sont ni inventés ni retenus : ils sont lus dans l’appli de la serrure ou la fiche au moment de répondre. Un contrat de sous-traitance des données (RGPD) est signé avant le test. Chaque déploiement client est isolé, l’hébergement et le fournisseur du modèle d’IA sont écrits avant la mise en place, et si vous arrêtez après le test, les accès sont retirés.
Par quoi commencer ?
Par ce qui vous coûte le plus de mauvais avis ou de soirées, en général les messages autour de l’arrivée ou les retours du ménage. Utilisez le sélecteur de cette page, puis venez avec trois exemples réels à un appel de 30 minutes.
Vous l’avez déjà fait pour d’autres conciergeries ?
Non, pas encore. Nos réalisations documentées concernent les services aux entreprises.
Les voyageurs recevront-ils des réponses automatiques à 3 h du matin ?
Pas pendant le test : chaque réponse attend une personne, et le téléphone d’astreinte reçoit le brouillon avec les faits qui l’appuient. Laisser partir seules certaines réponses, comme une question de parking déjà traitée dans le livret d’accueil, reste votre décision, prise sur la base de ce test.
Venez avec trois échanges de la semaine.
Échanges voyageurs ou retours de ménage, noms, codes et adresses floutés ; rien à envoyer avant. Pendant cet appel de 30 minutes, nous regardons où l’information se perd entre voyageurs, équipe ménage et propriétaires, quels outils la portent, et si une première tâche mérite d’être testée.